Gmail 활용 팁 !

지메일은 전세계적으로 가장 인기 있는 이메일 서비스이다. 그러나 대부분의 사용자들이 잘모르는 숨겨진 '최고의' 기능들이 있다. 지메일은 탁월한 검색 기능, 강력한 스팸 필터링, 많은 무료 스토리지(가장 최근 확인했을 때 10GB)를 제공하는 것으로 유명하다. 그러나 이 밖에도 많은 장점이 있고, 개선의 여지 또한 있다. 조금의 노하우와 핵심 애드온(Add-on)을 추가한다면, 지금까지는 상상을 못했을 방식으로 구글의 웹메일 서비스인 지메일을 한 차원 더 높게 활용을 할 수 있다.

 

지메일의 대화창이 지겨운가? 꺼버리면 그만이다. 키보드 단축키를 배우고 싶은가? 지메일에는 팝업 치트 시트(Cheet Sheet)이 구축되어 있다. 첨부 파일을 드롭박스 계정에 저장할 수 있다면 간편하지 않을까? 맞는 툴을 이용해 쉽게 저장을 할 수 있다.

 

이번 글은 지메일 초보자와 전문가가 지메일 서비스를 더 유익하게 활용할 수 있는 가이드라인을 제공하고 있다. 대부분은 웹 브라우저에서 지메일을 사용할 때 적합한 팁이다. 브라우저가 아닌 다른 환경에서 지메일을 가장 잘 활용할 수 있는 방법을 알고 싶다면 '외부 이메일 지원 서비스(Gmail from the outside in)'을 꼭 참고하기 바란다.

 

"힘들지 않게 현명하게 일한다"

1. 용량이 큰 첨부파일 검색

지메일은 뛰어난 검색 기능으로 유명하다. 여기에 더해, 현재는 또 다른 검색 값을 지원한다. 다름 아닌 메시지 크기이다. 예를 들어, 10MB 이상의 파일이 첨부된 이메일을 찾기 원한다면 size: 10m라고 입력을 하면 된다. 또 기간과 파일 크기를 기준으로 검색을 할 수도 있다. 6개월 이상된 10MB 크기 이상의 이메일을 찾고 싶다면 size: 10m older_than: 6m라고 입력하면 된다.

 

2. 오프라인 작업

와이파이(Wi-Fi)가 없는 비행기에서 작업을 할 수 있을까? 인터넷 접속이 느리거나 끊기는 지역에 있다면 어떻게 해야 할까? 두 경우 모두 지메일 오프라인(Gmail Offline)을 설치하면 된다. 그러면 메시지를 읽고, 답장을 보내고, 작성을 하고, 검색을 하고, 저장을 할 수 있다. 이후 온라인에 접속을 하면 자동으로 메일을 발송하고 동기화를 한다. 한 가지 전제가 필요하다. 구글 크롬을 사용해야 한다는 것이다. 다른 브라우저를 사용하고 있다면 이 기능을 쓸 수가 없다.

 

3. 지저분한 답장을 깔끔하게 정리

이메일 대화(쓰레드)가 길 수록 장황하고 지저분한 문자 사이에서 원하는 내용을 찾기가 힘들어진다. 답장(Reply)을 클릭할 때 발생하는 문제이다. 지메일은 원래 이메일과 이후 회신 전부를 표시하기 때문이다. 이를 간단히 해결하는 방법이 있다. 발송인의 메시지에서 정확히 답장을 하고자 하는 내용을 선택한 후, 답장(Reply)을 클릭한다. 그럼 지메일이 답장을 생성할 때 선택한 내용만 포함하게 된다. 답장이 깔끔해지는 것이다.

 

4. '대화형식으로 보기' 끄기

지메일의 대화형식으로 보기(Conversation view, 메시지 쓰레딩) 기능이 불편하다고 주장하는 사람들도 있다. 동일한 제목의 메시지를 그룹으로 모으는 기능이기 때문이다. 메시지가 그룹으로 지정되는 것이 싫다면 지메일 설정으로 들어가 일반 탭에서 '대화형식으로 보기 끄기(Conversation view off)'를 클릭한다.

 

5. 키보드 단축키 익히기

마우스에서 손을 떼기 바란다. 다양한 키보드 단축키를 익히면 지메일을 더 빨리 사용할 수 있다. 예를 들어, 답장은 R, 링크 삽입은 Ctrl-K, 발송은 Ctrl-Enter이다. 지메일에 접속한 상태에서 Shift-?를 클릭하면 사용할 수 있는 단축키 리스트가 팝업창으로 뜬다.  구글은 여기에 더해 지메일 단축기를 정리한 웹페이지를 제공하고 있다. 크롬 사용자라면 KeyRocket for Gmail이라는 애드온을 설치하면 더 빨리 단축키 사용법을 배울 수 있다.

 

6. 중요한 메시지를 상단에 위치시키기

업무와 관련된 이메일, 친구나 친척이 보낸 이메일 모두 중요하다. 그러나 온라인 쇼핑몰, 페이스북, 잘 모르는 친구들이 보낸 이메일은 덜 중요하다. 지메일의 자동 분류함(Priority Inbox) 기능을 이용하면 가장 중요한 이메일이 상단에 오도록 이메일의 우선순위를 조정할 수 있다. 그러면 중요한 이메일을 확인하지 못하는 확률을 낮출 수 있다. 이 기능을 구현하려면 환경설정(Setting)으로 들어가 받은 편지함(Inbox) 탭을 클릭한 후, 받은 편지함 유형(Inbox Type)에서 자동 분류함(Priority Inbox)을 선택한다. 다소 어려운 기능이다. 이해가 되지 않아 도움이 필요하면 구글의 자동분류함 설명(Priority Inbox overview)을 읽기 바란다.

 

7. 버튼 복원하기

지메일은 오래 전 보관처리(Archive), 삭제(Delete), 스팸처리(Spam) 등 대부분의 버튼을 아이콘으로 교체했다. 그런데 일부 사용자들은 이를 이해하지 못하거나, 한눈에 알아보기 힘들다고 생각한다. 아이콘 대신 문자가 포함된 버튼을 선호한다면 이를 다시 복원할 수 있다. 환경설정(Setting)의 기본설정(General)으로 들어가 아래로 내려가면 버튼라벨(Button Label)이라는 메뉴가 있다. 여기에서 아이콘을 텍스트로 설정하면 된다.

출처 : http://www.itworld.co.kr/news/80421